لا بد وأنك قد تعرضت خلال حياتك المهنية لتغير في المُتَطلَّبات، قد يطلب منك مديرك إنجاز أشياء تختلف عما كان قد طلبه في السابق، هذا موضوع سهل ولا مشكلةَ فيه. حين تكون جزء من فريق يستعد لعمل مُنتج أو البدء بمشروع، تستمعون للزبون (أو مالك المنتج) وتدونون متطلباته بدقة، وتراجعونها سوياً، تطرحون الأسئلة ومن ثم تتفقون على التنفيذ. بعد مرور الوقت واستعدادكم لتسليم المنتج أو المشروع، يتصل بكم مالك المُنتج أو الزبون ويطلب تعديلات أو ميِّزات إضافية ليتم إضافتها.

تغيير أو زيادة المتطلبات أو الميزات تسمى “متلازمة حوض المطبخ” أو “تسيب النطاق” أو ” زحف النطاق” أو “تمدد المتطلبات” وهي ظاهرة معروفة في إدارة المشاريع. بالإنجليزية تسمى (Scope creep or requirement creep, or kitchen sink syndrome)

عادةً ما يكون مدير المشروع أو مالك المنتج مسؤولاً عن تصنيف هذه الطلبات على أنها “ضرورية” أو “من الجيد امتلاكها”، ولكن هناك حالات تريد فيها الشركة أو الزبون ضغط كل هذه الميزات في إصدارٍ واحد. هذه هي حالة زحف النطاق – أو متلازمة حوض المطبخ.

تأتي جذور مشكلة زحف النطاق من:

• ضعف التحكم في التغيير
• وعدم وجود أهداف أولية مناسبة للمشروع
• وضعف إدارة المشروع
• وضعف التواصل بين فريق العمل والزبون
• وعدم مرونة المنتج الأولي

يمثل هذا الموقف خطراً في معظم المشاريع، وغالبًا ما يؤدي إلى تَكبُّد تكاليف غير متوقعة (تجاوز الميزانية)، وله تأثير كبير على تحفيز الفريق، على الجدول الزمني للمشروع من خلال إدخال تغيير معقد في وقت متأخر من خطة الإصدار وفرض إعادة الاختبار على الأجزاء المتأثرة بالتغيير.

كيف نتجنب الوقوع في زحف النطاق؟

من أهم الطرق لتجنب زيادة المتطلبات أو تغيرها هو استخدام إدارة مشاريع مرنه – أجايل لأن استخدام الإدارة المرنة سيمكننا من إصدار المنتج على دفعات بفترة زمنية لا تتعدى الشهر، بحيث تبدأ بالمتطلبات الأساسية ومن ثم يشارك الزبون مالك المنتج أو مدير المشروع وجهة نظره حول الإصدار الأول ومن ثم الإصدار الثاني وهكذا يتم تضمين أي تغيير بشكل سريع في المنتج بحيث أن أي متطلبات جديدة لا تؤثر على المنتج النهائي.

إذا كان أسلوب إدارة المشروع تقليدي بحث أن المتطلبات واضحة ولن تتغير، لتجنب الوقوع في زحف النطاق تأكد من توثيق المتطلبات وفهمها جيداً والاتفاق على تعويضات في حالة تم زيادة أو تعديل المتطلبات.

من المهم في إدارة المشاريع هو استخدام مناهج عمل مثل (كانبان، سكرم أو الشلال وغيرها). نماذج العمل هذه ستوضح الوظائف والعمليات خلال بناء المنتج أو المشروع.

الخلاصة

متلازمة حوض المطبخ تنطبق على الكثير من الأشياء في حياتنا. الاحترام المتبادل بين الزبون وإدارة المشروع أو مالك المنتج والتواصل الصحي والدائم وحسن النوايا هي أساس الأعمال. في حالة معرفة أن الشكل النهائي للمنتج غير واضح استخدم إدارة مشاريع مرنة أجايل، أما إذا كانت المتطلبات وشكل المنتج النهائي واضح فيمكن استخدام نموذج إدارة مشروع تقليدي.