د. مصطفى أبوصلاح
كانبان (Kanban) هي كلمة يابانية تعني “لوحة” ، اخترعها مهندس يعمل في شركة تويوتا لصناعة السيارات في أواخر الأربعينيات من القرن المنصرم. تم اعتماد كانبان كإطار رشيق (Agile) لتطوير المنتجات عن طريق تحسين الشفافية والتواصل بين الفريق الواحد ورفع الكفاءة عبر تقليل الوقت والمواد المُهدره.
تم استخدام إطار كانبان من قبل العديد من شركات البرمجيات والتسويق في أوائل عام 2007، ثم انتشر إطار كانبان كطريقة لرفع الأداء بين كبريات الشركات في مختلف الصناعات.
يُعرّف نظام كانبان على أنه نظام إدارة عمل ، حيث تُقسم المهام على لوح كانبان إلى ثلاثة أعمده أو أكثر اعتمادًا على طبيعة العمل. لوحة كانبان تمكن الفرق التي تعمل على نفس المنتج أو المشروع أو القسم من التواصل في منصة تعاونية مرئية عبر الإنترنت وبهذا تقلِّل من استخدام البريد الإلكتروني للتواصل. وبما أن جميع أعضاء الفريق أو الفرق تستطيع رؤية ومتابعة المهام عبر هذه المِنصّة سيتمكن الأفراد من متابعة الأعمال ومعرفة أين تقع المشاكل وما هي مسببات الإبطاء والتأخير وغيره وبهذا يتم تقليص الوقت المُهدر.
تتكون لوحة كانبان البسيطة من أعمدة متوازية ، حيث يتضمن كل عمود المهام التي يتعين القيام بها، الصورة في الأسفل توضح نظام مُقترح يعتمد على تقسيم المهام في أربعة أعمده. العمود الأول مخصص للمهام المنوي إنجازها وهي ما تطلبه في الغالب الإدارة أو الزبون أو رئيس الفريق. والعمود الثاني يحوي المهام قيد الإنجاز أو العمل أو التطوير. أما العمود الثالث فهو يتضمن المهام التي أُنجزت وبانتظار أن يتم اختبارها ومعرفة مدى جاهزيتها للإصدار كجزء عامل في المنتج النهائي. يبنما العمود الأخير يحوي المهمات التي أُنجزت بالفعل.ولكن يمكن تخصيص اللوحة واستخدامها بشكل مختلف، على سبيل المثال، قد نقوم بتضمين عمود تحت المراجعة، عمود دراسة جدوى وما إلى ذلك.
كانبان عبارة عن نظام سَحب، حيث لا يمكن دَفع المهام أو فرضها على فريق أو شخص إذا كان لا يزال يعمل في العديد من المهام الاخرى. على العكس من ذلك، يمكن للفريق أو الفرد سحب مهام جديدة بعد الانتهاء من إحدى المهام الموجودة في عمود معين. يُحد نظام السحب عدد المهام قيد الإنجاز (Work in Progress – WIP) من خلال تعيين عتبة. العتبه هي العدد الأقصى للمهمات قيد الإنجاز، على سبيل المثال لا يمكن أن يكون هناك أكثر من ثلاث مهمات قبد الإنجاز، وبهذا لا يستطيع أحد إضافة أية مهمه معمود قيد الإنجاز قبل انتقال أحد المهام الثلاث إلى عمود قيد الإختبار. بهذه الطريقه نخفف من الضغط على فريق التطوير أو التصنيع بحيث يقوم هذا الفريق بالتركيز على مهام محددة قيد الإنجاز بدلاً من تراكم مهمات لا يمكن أن ينجزها.
الإدارة المرنة
تركز الإدارة المرنة على تحسين كل جانب من جوانب عملية الإنتاج، داخل قسم أو مشروع أو بين جميع مستويات التسلسل الهرمي للشركة. وتمثل كانبان أداة تمكن المديرين من الاستفادة من المزايا الرئيسية للإدارة المرنة (اللينه)، فيما يلي بعض ميزات نظام كانبان لخلق بيئة إدارية مرنة ورشيقة:
- ستتمكن الإدارة من معرفة مكامن الخطر والتأخير وبهذا تقلل من الوقت المُهدر.
- تحسين الإنتاجية والكفاءة: بما أن المهام أصبحت واضحة مشتركه ويستطيع الجميع رؤيتها التفاعل معها عبر منصة مرئية إلكترونية، عندما ينصب تركيز الموظفين على تقديم القيمة، وسيكونون أكثر إنتاجية وكفاءة، لأن المهام واضحة.
- العمل الجماعي: يمكن تنفيذ مهام الفريق بشكل تعاوني وشفاف.
- عملية أكثر ذكاءً (نظام سحب): من خلال إنشاء نظام سحب، لن يتم فرض العمل إلا إذا كان هناك متسع للإنجاز.
- استخدام أفضل للموارد: عندما يعتمد إنتاجك على الطلب الفعلي، ستكون قادرًا على استخدام أكبر عدد ممكن من الموارد حسب الضرورة.
- قياس الإنتاجية: سيتم تسجيل مهام فريقك. ستتمكن من معرفة ما يتم تسليمه وما هو معلق، وستتمكن من قياس أداء إدارتك أو شركتك بكفاءة.
ونتيجة لذلك ، ستكون شركتك (فريقك) أكثر مرونة وقدرة على الاستجابة للمهام بشكل أسرع. في الختام، ستتيح لك مبادئ الإدارة اللينة (المرنة) إنشاء نظام إنتاج مستقر مع فرصة أكبر لتحسين الأداء العام.
إدارة العمل باستخدام لوحات كانبان
تتيح لك لوحات كانبان العمل بشكل تعاوني أكثر وإنجاز المزيد من العمل. يمكنك تخصيص نظام كانبان بحيث يلائم أي قسم أو دائرة أو أي طبيعة عمل مبنية على مهام وإنجازات.
هذا النظام يُغد بديلاً يغنيك عن استخدام البريد الإلكتروني للقيام بمهام تحتاج لتعاون أكثر من شخص لإنجازها. هناك الكثير من البرامج المجانية والمدفوعة التي تساعدك على تطبيق مفهوم الإدارة الرشيقة من أهمها برنامج تريلو (Trello) ، وبرنامج جيرا (Jira).
المراجع
